Niet onder stoelen of banken
Eind maart 2020 ... Ruth Schelfhout, directeur bij partner Huize Eyckerheyde, is blij dat ze voor het eerst in de hectische voorbije veertien dagen eens iets anders kan doen dan … je raadt het al … Corona. Het virus slorpt heel veel energie en aandacht, terwijl er ook nog andere zaken op stapel staan bij de partnerorganisaties. Zoals bij Huize Eyckerheyde: hun nieuwe gebouw inrichten met meubilair. De aankoop van meubilair was een uitdaging om volgens de wetgeving overheidsopdrachten aan te pakken.
Een goede stoel
De eerste opdracht na de lockdown, en niet de meest gemakkelijke. Ruth ging aan de slag. ‘Tafels en stoelen, zetels en relaxen… Maar hoe zet ik dat in een bestek? Hoe verloopt een overheidsopdracht? Een mailtje naar de Taborgroep!’
Taborgroep-adviseur Lieve Dierckx (team bouwen en verbouwen) en Chris De Clercq (team samen-aankoop) gaan aan de slag. ‘Voor het dossier meubilair ontwikkelden we een concrete checklist voor Huize Eyckerheyde. Wens je demo-modellen of stalen, wat is een rolstoeltoegankelijke tafel, waarop kunnen de leveranciers het verschil maken, enzovoort. Deze vragen helpen ons verder om samen met Ruth de juiste procedure te kiezen. We leggen de gunningscriteria en minimale vereisten vast. We bezorgen Ruth het basisbestek, en geven nog een aantal tips mee waarmee ze rekening moet houden.
Enkele dagen later ontvangen we een aangenaam mailtje van Ruth:
Het bestek is de deur uit 😊! Dank jullie wel voor de ondersteuning. Dat doet goed, vooral in deze tijden.
Ruth Schelfout
Kwaliteit voor kwantiteit
Ruth is tevreden na de afloop van het project: ‘De offertes zijn goed binnengekomen, en dankzij de onderhandelingsprocedure konden we bijsturen. We kregen prijzen voor stoelen die technisch andere kenmerken hadden. Via de onderhandelingsfase konden we andere modellen opvragen en die beter vergelijken. Dit verliep heel vlot. Dankzij een werkgroep binnen Eyckerheyde konden we de kwaliteit van het meubilair samen beoordelen. Ook door zelf de gunningscriteria te bepalen, heb je als organisatie meer mogelijkheden. De subjectieve criteria beoordelen is niet gemakkelijk, maar het is gelukt.’
‘Een ander voordeel was dat de vragen van leveranciers enkel per mail beantwoord werden. Dat scheelt enorm veel in tijd. Dankzij een shortlist van leveranciers, moest ik geen tijd steken in verschillende bedrijfspresentaties’
Nog tips voor zo’n overheidsopdracht?
Ruth: ‘Laat de informatie van leveranciers in een bepaalde structuur aanleveren. Leg bijvoorbeeld de titel van het document vast, of geef hen een vaste indeling en sortering voor hun documenten. Zo kan je gemakkelijker de info per onderdeel terugvinden en vergelijken tussen de leveranciers. ‘
Ondersteuning van de Taborgroep
Chris: ‘We begeleiden partners zodat zijzelf met hun bestek aan de slag kunnen. We ondersteunen onze partners waar nodig. In dit dossier hebben we Huize Eyckerheyde begeleid zodat Ruth zelf tot een succesvolle aankoop kon komen.
Ruth: 'De samenwerking met de Taborgroep leidde tot een zeer goed bestek, waarbij we ons comfortabel voelen. Wij gaan ook voor de volgende overheidsopdrachten beroep doen op dit bestek.'
Voor ons waren overheidsopdrachten een ingewikkeld kluwen, maar Taborgroep hielp ons om deze te ontwarren. Nadien konden we verder. Dank voor jullie expertise!
Ruth Schelfout
Partners in dit verhaal:
Chris De Clercq